Collaborando da anni con le università per seguire i tirocini curriculari previsti dal percorso di studi in Scienze della mediazione linguistica, abbiamo ben presenti i dubbi di chi si sta per affacciare al rutilante mondo del lavoro. Ecco un campionario delle domande che riceviamo più spesso: quando devo aprire partita IVA? Come si stabiliscono le tariffe? Come si trovano e si contattano i clienti?
Accanto a questi evergreen, c’è poi tutto un sottobosco di questioni che chi è alle prime armi in genere non considera, ma che rischia di imparare a suon di porte in faccia. Durante i tirocini, ma anche con gli incontri del Circolo PicKWiP, cerchiamo, nel nostro piccolo, di dare qualche dritta per partire con il piede giusto, o, almeno, per non giocarsi male le prime opportunità. Ci siamo chieste, però, se non esistesse un manuale di sopravvivenza per aspiranti freelance della traduzione. Ed ecco che, dopo qualche ricerca, siamo approdate al “Galateo per traduttori – Regole e segreti per un rapporto di successo con le agenzie di traduzione”, scritto ed edito da due traduttori che sono passati dall’altra parte della barricata, fondando l’agenzia Qabiria: Sergio Alasia e Marco Cevoli.
Due sono i motivi principali che hanno spinto me, Ilenia, a leggere il testo per voi e ora a consigliarvelo. Il primo sta nel percorso professionale degli autori, in cui anche io posso riconoscermi. Ritengo che chi può annoverare nel suo bagaglio di esperienze sia quella del freelance, sia quella dell’agenzia, possa fornire un punto di vista più sfaccettato quando si tratta di rispondere a domande base sul mercato della traduzione. Il secondo motivo è il segmento specifico di clienti trattato dal manuale, ovvero le agenzie di traduzione. Non è un segreto che le agenzie siano viste, in alcuni casi a ragione, va detto, come il male assoluto e la rovina per gli affari dei freelance. Tuttavia, quando si scovano quelle serie, si possono instaurare anche rapporti di collaborazione vantaggiosi per entrambi. Ma come si fa? Seguendo alcune semplici regole di buon senso che sono elencate in modo chiaro e sintetico nel Galateo per traduttori.
Il manuale è diviso in sezioni che corrispondono alle varie fasi di creazione di una nuova collaborazione, in particolare con un’agenzia. Vediamo le più importanti e, soprattutto, le dritte meno scontate.
FASE 1: STUDIO E RICERCA
Intanto, la ricerca di nuovi clienti può essere frustrante e faticosa. Quindi, onde evitare l’invio indiscriminato di centinaia di CV, con conseguente perdita di tempo e fiducia, è meglio avere un piano prima di compiere qualunque mossa. Questo piano non può prescindere da una fase di studio del potenziale cliente, nel nostro caso le agenzie di traduzione.
Sembra banale dirlo, ma le agenzie non sono tutte uguali. Dalle multinazionali, alle piccole e micro realtà, da quelle serie alle scaricabarile, il panorama è molto vario e altrettanto vari sono i tipi di collaborazione che si possono instaurare con esse. Per esempio, più l’agenzia è grande, più avrà procedure di selezione e di gestione standardizzate, per cui sarà difficile riuscire ad avere uno scambio diretto e “umano”. Tuttavia, non bisogna fare l’errore di pensare che l’azienda piccola sia necessariamente più facile da approcciare o che garantisca di ottenere condizioni di lavoro migliori. Nel libro vengono forniti molti suggerimenti su come riconoscere le agenzie serie e come capire qual è la realtà ideale con cui collaborare.
Una volta individuato il cliente “dei sogni”, parte la fase di ricerca vera e propria. Per non perdere tempo, infatti, è bene prima stilare un elenco di agenzie con i relativi contatti, meglio se di referenti interni, e poi dedicare quotidianamente un po’ di tempo all’invio di e-mail personalizzate.
E dove si trovano questi contatti? Chiaramente la rete è la prima fonte, ma anche qui bisogna ottimizzare la ricerca. Occorre imparare a riconoscere le agenzie che ci interessano analizzando il sito. Per esempio, hanno un blog aggiornato e curato? Comunicano anche su altri canali? Se sì, in che modo? Lavorano solo in settori specifici oppure coprono qualunque ambito e tutte le combinazioni linguistiche? Cosa dicono di loro colleghi e colleghe che ci hanno collaborato? Oggi, grazie a strumenti come la pagina Blue Board di ProZ.com, o semplicemente ai social, è facile reperire queste informazioni.
FASE 2: PRIMO CONTATTO E PROVA DI TRADUZIONE
Ora che abbiamo fatto i compiti e ci ritroviamo con un bell’elenco di agenzie da contattare, come possiamo giocarci bene le nostre carte?
Gli autori suggeriscono diverse strategie a seconda che si tratti di un contatto a freddo (siamo noi a farci avanti), tiepido (rispondiamo a un annuncio generico di un’agenzia), oppure caldo (è l’agenzia che contatta proprio noi). Chiaramente, dalla prima situazione alla terza cambiano molto le chance di successo. Nel primo caso è di certo molto più difficile andare a segno e ricevere anche solo una risposta interlocutoria, ma anche il terzo scenario può rivelarsi insidioso, se non si valuta bene come rispondere.
Concentriamoci sulla situazione più difficile: la candidatura spontanea. Tra i tanti consigli relativi a come preparare il CV (procedendo per lo più per sottrazione), o a come scrivere l’e-mail di accompagnamento (personalizzandola e rendendola piacevole e veloce da leggere), ne spiccano un paio spesso sottovalutati: a chi scrivere e come farsi trovare.
È perfettamente inutile avere il CV giusto e una lettera ben scritta, se poi li inviamo alla persona sbagliata. Il successo di un contatto a freddo dipende, in buona parte, dall’indirizzo a cui si scrive. Non bisognerebbe infatti accontentarsi di un generico info@ecc, ma scavare più a fondo nel sito, trovando magari il contatto diretto della persona responsabile delle risorse umane, oppure risalirci per vie traverse che non vi sveleremo in questa sede, ma che trovate ben illustrate nel libro.
Infine, mai trascurare la propria presenza online. Mettiamo il caso che dopo tanta fatica, la nostra e-mail sia andata a segno, è molto probabile che la persona che ha letto il CV faccia qualche ricerca in rete per trovare conferma di ciò che abbiamo scritto. A quel punto, deve poterci rintracciare. Questo non significa avere mille profili ovunque. Basta un sito personale, oppure un solo profilo su una piattaforma professionale, ma che sia ben curato, aggiornato e presidiato. Con “presidiato” non si intende che chi lo visita abbia la percezione che passiamo più tempo lì sopra che a lavorare, ma che se ci contatta ai recapiti indicati, riceverà una risposta in tempi rapidi e non dopo settimane, o addirittura mesi (storia vera).
Ora, se abbiamo svolto bene i passaggi precedenti, possiamo sbloccare il livello successivo: la prova di traduzione. Il primo passo per affrontarla al meglio è capire il contesto, ovvero per quale motivo l’agenzia la sta facendo, chi è il cliente finale, chi correggerà la prova e come verrà valutata. Tra le varie situazioni in cui l’agenzia ha bisogno di somministrare una prova, la più frequente è la necessità di ampliare il team di traduzione in previsione di un aumento di lavoro. In questo caso la prova verterà probabilmente su un settore specifico, quindi il testo presenterà difficoltà tipiche dell’ambito volte a valutare la reale specializzazione nel campo.
Conoscere il cliente finale dà la possibilità di spulciarne il sito, vedere se sono presenti già delle traduzioni e valutarne la qualità. Si può così poi decidere se rimanere fedeli alla terminologia o allo stile presenti sul sito, oppure se distanziarsi.
Infine, capire i criteri di valutazione e anche chi svolgerà la revisione consente di sapere cosa aspettarsi. Se la prova verrà rivista dal cliente finale, da revisori interni, o da esterni che traducono e rivedono, la severità e l’obiettività delle correzioni potrebbero variare, anche di molto. In ogni caso, il modo migliore per giocarsela al meglio è svolgere un’autorevisione accurata. Quanto a questo passaggio fondamentale, nel libro trovate una pratica lista in 14 punti da verificare prima della consegna, che vanno dalla completezza del testo, passando per i tempi verbali e il registro, fino ad arrivare al controllo ortografico.
FASE 3: TENERSI IL CLIENTE
Ricapitoliamo: dopo una caccia attenta e meticolosa, abbiamo trovato l’agenzia con cui vogliamo collaborare e dopo aver attirato l’attenzione con una e-mail di presentazione mirata, abbiamo superato la prova di traduzione. Da qui in poi è tutta in discesa, no? No.
Ora arriva la parte più delicata in cui bisogna mettere in campo molte competenze extra-linguistiche e tecniche, le cosiddette soft skill. Per instaurare un rapporto di collaborazione proficuo, infatti, occorre negoziare delle condizioni vantaggiose per ambo le parti. Per farlo, bisogna essere consapevoli delle tariffe medie del mercato, ma anche della propria produttività e della tariffa “soglia” al di sotto della quale non ci è possibile scendere perché il nostro lavoro sia, non solo sostenibile, ma anche proficuo. Quando si è agli inizi è più difficile fare questa stima e c’è il rischio di accettare qualunque condizione, pur di iniziare. Così facendo però non si rischia soltanto di farsi sfruttare, ma anche di sciupare il mercato. Il manuale offre molti strumenti utili per il calcolo delle tariffe e per raccapezzarsi nella selva oscura dei report dei Cat-tool e dei diversi sconti per fuzzy match. Quello che molte persone non sanno, infatti, è che ogni Cat-tool usa un proprio algoritmo, quindi lo stesso file può dare conteggi diversi in base non solo allo strumento usato per analizzarlo, ma anche alla versione che si usa di quello stesso strumento. Esserne consapevoli aiuta ad avere più contezza dei parametri di calcolo e autorevolezza in sede di trattativa.
Oltre alla capacità di contrattare, tra le varie soft skill necessarie, che vanno dall’organizzazione alle competenze informatiche e amministrative, forse quella più sottovalutata è la capacità di comunicare in modo efficace. Oggi le agenzie sono raggiungibili attraverso diversi canali: e-mail, chat come Slack, videoconferenza e telefono. Scegliere quale canale e che registro usare in base a ciò che si vuole comunicare è fondamentale per ricevere risposte rapide e centrate. L’e-mail sarà dedicata a comunicazioni più ufficiali, la chat sarà più indicata allo scambio tra persone che lavorano allo stesso progetto e, per le comunicazioni più urgenti e delicate, non bisogna sottovalutare l’efficacia di una telefonata, che spesso consente di accorciare le distanze e di capirsi prima e meglio. Qualunque sia il canale scelto, non bisogna mai dimenticarsi che, anche nelle situazioni più informali, ci muoviamo sempre in un contesto lavorativo, quindi è bene non approfittarsi del tempo altrui. Rispondere tempestivamente e in modo chiaro e sintetico a una richiesta è il modo migliore per entrare nelle grazie dei project manager.
Se avete trovato utili queste informazioni, vi invitiamo a sfogliare il Galateo per scoprire altri trucchi del mestiere.
Buona lettura.